هنگام دریافت ایمیل تشکر، مهم است که به موقع و مناسب پاسخ دهید. پاسخ دادن به شیوه ای حرفه ای و مهربانانه نه تنها نشان دهنده قدردانی شماست، بلکه به حفظ روابط خوب با همکاران، مشتریان یا دوستان کمک می کند. در اینجا هفت مرحله و بیست و چهار نکته برای کمک به شما در ایجاد یک پاسخ موثر به ایمیل تشکر آورده شده است.

مرحله 1: ابراز قدردانی پاسخ خود را با ابراز قدردانی از ایمیل تشکر فرستنده آغاز کنید. صداقت و قدردانی را برای کلمات یا حرکات محبت آمیز آنها نشان دهید. از تلاش آنها در ارتباط با شما قدردانی کنید.

مرحله 2: پاسخ را شخصی کنید پاسخ خود را شخصی و مختص پیام فرستنده کنید. به دلیل خاص ایمیل تشکر آنها مراجعه کنید یا چیزی را که در پیام آنها برجسته بود ذکر کنید. این لمس شخصی نشان می دهد که شما واقعاً ایمیل آنها را خوانده اید و برای آنها ارزش قائل هستید.

مرحله 3: تعارف را برگردانید اگر فرستنده هرگونه تعریف یا بازخورد مثبتی را در ایمیل تشکر خود آورده است، چند لحظه وقت بگذارید و لطف خود را برگردانید. مهارت ها، دستاوردها یا ویژگی های آنها را که شما را تحت تاثیر قرار داده است، تصدیق کنید. این رفتار متقابل به تقویت پیوند بین دو طرف کمک می کند.

مرحله 4: تأثیر مثبت را تقویت کنید نحوه تأثیر مثبت اعمال یا کلمات فرستنده بر شما یا دیگران را برجسته کنید. توضیح دهید که چگونه حمایت، کمک یا مشارکت آنها تفاوت ایجاد کرده است. با این کار، تلاش های آنها را تصدیق می کنید و ارزش اعمال آنها را تقویت می کنید.

مرحله 5: ارائه پشتیبانی مستمر تمایل خود را برای کمک یا حمایت از فرستنده در آینده در صورت لزوم افزایش دهید. به آنها بگویید که میتوانند برای کمک بیشتر به شما تکیه کنند. این نشان دهنده تعهد شما به حفظ یک رابطه مثبت فراتر از این تبادل است.

مرحله 6: با گرمی به پایان برسانید پاسخ خود را با سلام های گرم یا بیانیه پایانی که بیانگر شخصیت و رابطه شما با فرستنده است پایان دهید. از عباراتی مانند “با احترام"، “به گرمی” یا “با سپاسگزاری” استفاده کنید تا تاثیر مثبت و دوستانه ای به جا بگذارید.

مرحله 7: تصحیح و ارسال قبل از زدن دکمه ارسال، پاسخ خود را از نظر هرگونه خطای دستوری یا املایی بررسی کنید. اطمینان حاصل کنید که ایمیل شما منعکس کننده لحنی است که می خواهید منتقل کنید. هنگامی که راضی شدید، پاسخ خود را فوراً ارسال کنید تا توجه خود را نشان دهید.

در اینجا بیست و چهار نکته برای افزایش پاسخ ایمیل تشکر شما وجود دارد:

1. به موقع پاسخ دهید.
2. از لحن حرفه ای و مودبانه استفاده کنید.
3. پاسخ خود را مختصر و دقیق نگه دارید.
4. از استفاده بیش از حد از اصطلاحات تخصصی یا اصطلاحات فنی خودداری کنید.
5. از دستور زبان و علائم نگارشی مناسب استفاده کنید.
6. پاسخ خود را بر اساس ایمیل فرستنده سفارشی کنید.
7. از الگوهای عمومی یا پاسخ‌های خودکار اجتناب کنید.
8. در قدردانی خود صادق و معتبر باشید.
9. از نام فرستنده در پاسخ خود استفاده کنید.
10. اضافه کردن یک حکایت یا لمس شخصی را در نظر بگیرید.
11. با مثبت و اشتیاق پاسخ دهید.
12. به جای منحرف کردن توجه به جای دیگری، بر قدردانی فرستنده تمرکز کنید.
13. از درخواست چیزی در ازای آن خودداری کنید مگر اینکه لازم باشد.
14. در صورت لزوم، فرصت‌های آینده برای همکاری یا تعامل را ذکر کنید.
15. بر ارزش رابطه بین هر دو طرف تاکید کنید.
16. حفظ حرفه ای بودن حتی اگر فرستنده از آشنایان نزدیک باشد.
17. از یک موضوع مناسب برای ایمیل پاسخ خود استفاده کنید.
18. به هر نقطه خاص ذکر شده در ایمیل فرستنده اشاره کنید.
19. برای وضوح و انسجام تصحیح کنید.
20. آدرس ایمیل گیرنده را قبل از ارسال مجدداً بررسی کنید.
21. از استفاده از حروف بزرگ یا علامت تعجب بیش از حد خودداری کنید.
22. در صورت امکان از امضای ایمیل حرفه ای استفاده کنید.
23. یک یادداشت دست‌نویس برای مناسبت‌های رسمی‌تر یا روابط مهم ارسال کنید.
24. در صورت لزوم هر اقدامی که در ایمیل فرستنده ذکر شده است را دنبال کنید.

به یاد داشته باشید که پاسخ دادن به ایمیل تشکر فرصتی برای تقویت روابط، حفظ حسن نیت و نشان دادن حرفه ای بودن شماست. با پیروی از این مراحل و نکات، می‌توانید مطمئن شوید که پاسخ شما متفکرانه، جذاب و قدردانانه است.